Sprawę można załatwić w formie ustnej lub pisemnej. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami sporządza się notatki służbowe lub czyni adnotacje w aktach, chyba, że jest przewidziana forma protokołu. Ustne załatwienie sprawy jest stosowane w przypadkach, gdy istnieje łatwość ustnego porozumienia się. W takich przypadkach sporządza się notatkę zawierającą dane o sposobie załatwienia, komu ją zakomunikowano, datę i podpis osoby załatwiającej. Pisma wychodzące na zewnątrz podpisywane są wyłącznie przez Dyrektora lub jego Zastępców.